Senin, 15 April 2013

Cara Bersahabat Dengan Rekan Kerja

Dalam hidup, tanpa disadari, Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda bekerja atau berada di kantor dibandingkan bersama teman di rumah dan keluarga.
Daripada menyesali berkurangnya waktu Anda untuk bersosialisasi, mengapa Anda tidak membangun persahabatan dengan rekan kerja? Jangan bayangkan ini menjadi ‘tugas’ tambahan untuk Anda karena caranya mudah, kok.
1. Pilih Topik Pembicaraan Selain Pekerjaan
Berbicara masalah pekerjaan di kantor adalah hal biasa, karenanya di jam istirahat atau jeda bekerja, pilih topik pembicaraan yang jauh dari pekerjaan. Anda bisa mulai membuka diri untuk bercerita mengenai diri Anda, dengan demikian, rekan kerja Anda pun bisa membuka diri juga.
2. Buat Acara Setelah Jam Kerja
Ajaklah rekan kerja Anda untuk ‘nongkrong’ bersama sepulang kantor. Sambil menunggu macet sedikit terurai, Anda bisa mampir ke coffee shop terdekat dan mengobrol hal di luar pekerjaan untuk saling mengenal. Karena Anda bekerja satu kantor, janjian bertemu tidak akan dipersulit dengan mencocokan waktu atau menunggu terlalu lama, kan.
3. Ikuti Kegiatan Bersama di Kantor
Cara paling mudah untuk bersosialisasi dengan rekan kerja adalah mengikuti kegiatan bersama di luar jam kerja. Umumnya, kantor sekarang memiliki kegiatan ‘ekstrakurikuler’ di luar jam kerja, seperti kegiatan olahraga bersama. Selain itu, minat yang sama juga mempermudah Anda untuk dekat dengan rekan kerja. (Kabar24/nel)

Sumber : http://www.kabar24.com/index.php/3-cara-bersahabat-dengan-rekan-kerja/

Minggu, 14 April 2013

Tips Interview


Bagi Anda pencari kerja yang dipanggil untuk menjalani wawancara kerja, sebaiknya Anda memperhatikan beberapa saran di bawah ini.

1. Pastikan anda sudah tahu tempat wawancara

2. Jika tidak diberitahu terlebih dahulu jenis pakaian apa yang harus dipakai,
    maka gunakan pakaian yang bersifat formal, bersih dan rapi.

3. Mempersiapkan diri menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin
    akan diajukan pewawancara.

4. Usahakan untuk tiba sepuluh menit lebih awal, jika terpaksa terlambat
    karena ada gangguan di perjalanan segera beritahu
    perusahaan (pewawancara).

5. Sapa satpam atau resepsionis yang anda temui dengan ramah.

6. Jika harus mengisi formulir, isilah dengan lengkap dan rapi.

7. Ucapkan salam (selamat pagi / siang / sore) kepada para
    pewawancara dan jika harus berjabat.

8. Berjabat tangan dengan erat (tidak terlalu keras namun tidak lemas).

10. Tetaplah berdiri sampai anda dipersilakan untuk duduk.
      Duduk dengan posisi yang tegak dan seimbang.

11. Persiapkan surat lamaran dan CV anda.

12. Ingat dengan baik nama pewawancara.

13. Lakukan kontak mata dengan pewawancara.

14.Tetap fokus pada pertanyaan yang diajukan pewawancara.

15. Tunjukkan antusiasme dan ketertarikan anda pada jabatan
      yang dilamar dan pada perusahaan.

16. Gunakan bahasa formal, bukan prokem atau bahasa gaul;
      kecuali anda diwawancarai untuk mampu menggunakan bahasa tersebut.

17. Tampilkan hal-hal positif yang pernah anda raih.

18. Tunjukkan energi dan rasa percaya diri yang tinggi.

19. Tunjukkan apa yang bisa anda perbuat untuk perusahaan bukan apa
       yang bisa diberikan oleh perusahaan kepada anda.

20. Jelaskan serinci mungkin hal-hal yang ditanyakan oleh pewawancara.

21.  Ajukan beberapa pertanyaan bermutu diseputar pekerjaan anda dan
       bisnis perusahaan secara umum.

22. Berbicara dengan cukup keras sehingga suara jelas terdengar
      oleh pewawancara.

23. Akhiri wawancara dengan menanyakan apa yang harus
      anda lakukan selanjutnya.

24. Ucapkan banyak terima kasih kepada pewawancara atas waktu dan
      kesempatan yang diberikan kepada anda.

Oke, selamat berjuang!
:: Persiapan Menghadapi Wawancara ::

Wawancara adalah bagian dari proses penerimaan karyawan yang sering kali membuat banyak orang merasa ketar-ketir. Berbeda dengan proses lainnya misalnya psikotes atau tes keterampilan yang mungkin masih bisa ditebak, wawancara sama sekali tidak terduga, baik mengenai karakter pewawancara maupun pertanyaan yang akan diajukan.

Satu hal yang pasti, proses wawancara mempunyai tujuan tertentu. Bisa saja dimaksudkan untuk lebih mengetahui keterampilan teknis yang dimiliki pelamar, mengetahui kepribadian pelamar, atau sekadar mengetahui kemampuan pelamar menangani berbagai situasi yang berbeda.

Wawancara biasanya dilakukan untuk melengkapi hasil tes tertulis. Hal-hal yang tidak mungkin diperoleh dari tes tertulis akan digali melalui proses wawancara. Dalam hal ini, Anda dituntut untuk benar-benar menguasai bidang pekerjaan yang Anda lamar, sehingga pertanyaan apa pun yang diajukan dapat dijawab dengan memuaskan. Meski sama-sama menguji pengetahuan, namun wawancara sedikit lebih sulit karena Anda harus mampu mengungkapkan pengetahuan tersebut secara verbal.

Sering kali Anda mungkin paham seratus persen materi yang akan ditanyakan. Namun karena Anda gugup, kurang percaya diri, dan tanpa persiapan, semua pengetahuan Anda mendadak buyar. Tidak ada cara lain untuk dapat menguasai kemampuan verbal ini kecuali melatihnya terus-menerus. Berlatihlah dengan seorang rekan untuk mengantisipasi semua kemungkinan pertanyaan yang akan dilontarkan pewawancara.

Wawancara Tak Terduga

Menghadapi wawancara mengenai bidang kerja, mungkin tidak terlalu menyulitkan. Yang sukar jika "topik" wawancara sama sekali tidak jelas dan tak terduga. Hal ini kerap dilakukan untuk mengetahui kepribadian si pelamar.

Kerap kali, jika Anda telah sampai pada tahap wawancara sebenarnya secara kualitas Anda telah memenuhi persyaratan untuk diterima di perusahaan tersebut. Tinggal lagi persoalan cocok-tidak cocok. Dan tidak ada jalan lain untuk menentukan hal ini selain berinteraksi langsung melalui wawancara. Repotnya, tidak ada standar mengenai wawancara "cocok-cocokan" ini, karena sangat tergantung perusahaan masing-masing. Apa yang bisa Anda lakukan ialah membuka mata dan telinga lebar-lebar, mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai kebiasaan di perusahaan tersebut. Tidak ada salahnya Anda bertanya kepada resepsionis, satpam, atau tukang parkir sekalipun untuk mengetahui kebiasaan-kebiasaan di tempat tersebut.

Namun, beberapa hal prinsip yang dapat Anda pegang, pewawancara mana pun kurang menyukai orang yang terlalu tertutup. Usahakan memberikan informasi sejelas-jelasnya mengenai apa yang ditanyakan oleh pewawancara. Jangan pasif, sebaiknya usahakan aktif memberi informasi. Jangan mengesankan Anda menyembunyikan sesuatu, namun Anda juga jangan terlalu berlebihan dan menyampaikan hal-hal yang tidak relevan. Tetaplah tenang dan mengatakan yang sebenarnya.

Ada juga tipe pewawancara yang "telah kehabisan ide", yang mencoba-coba memberikan pertanyaan yang terkesan menyelidik, misalnya "jika Anda sebuah pohon, Anda ingin jadi pohon apa?" atau : jika Anda adalah seorang atlet terkenal, kira-kira menjadi siapakah gerangan Anda?" Terhadap pertanyaan begini, berikan jawaban yang panjang-lebar dan pastikan bahwa pewawancara akan merasa bosan sehingga ia akan segera menghentikan pertanyaannya. Namun ingat, usahakan jawaban Anda selalu mengindikasikan karakter yang kuat, ulet, dan bersemangat, karena perusahaan mana pun selalu menyukai orang demikian.

Berbagai Kondisi

Ada kalanya wawancara juga dimaksudkan untuk mengetahui kemampuan Anda menghadapi dan menangani berbagai situasi. Untuk yang jenis ini Anda mungkin menghadapi pewawancara yang akan mendiamkan Anda begitu saja selama 5-10 menit sebelum memulai percakapan. Mungkin juga ia akan berpura-pura tidak peduli dan membaca koran ketika Anda masuk, atau ia akan mengajukan bantahan-bantahan yang tidak masuk akal terhadap setiap jawaban Anda, atau mengajukan pertanyaan-pertanyaan konyol tentang keluarga Anda, dan banyak trik lain.

Menghadapi kondisi begini, prinsip utama yang harus Anda pegang adalah Anda benar-benar menginginkan pekerjaan tersebut, sehingga apa pun yang terjadi Anda akan menghadapinya dengan baik. Jika Anda dicuekin, tetaplah bersikap sopan. Katakan "Saya tertarik dengan pekerjaan ini dan bermaksud menjelaskan kepada Bapak/Ibu mengapa Anda harus mempertimbangkan saya untuk posisi ini."

Jangan sampai terpengaruh dengan sikap pewawancara yang mungkin tampak aneh. Usahakan tetap tenang dan berpikir positif. Tanamkan dalam benak Anda bahwa hal ini hanyalah bagian dari proses yang wajar sehingga Anda tidak perlu was-was, tetap tenang dan bersikap sopan.
:: Menghadapi Psikotest ::

Sumber: Tempo News Room

Jika suatu ketika Anda mengikuti psikotes, konsultan pada Dunamis Intermaster, Tomy Sudjarwadi, menyarankan untuk mem-persiapkan beberapa hal sebagai berikut:

Pertama, Anda harus yakin terlebih dahulu bahwa posisi yang akan dimasuki lewat tes itu bukan semata-mata karena pertimbangan ekonomis, yakni untuk mendapatkan pekerjaan dan uang saja. Namun, harus ada unsur kecocokan dengan kemampuan.

Kedua, persiapkan diri dengan istirahat yang cukup. Seringkali, seseorang sebenarnya mampu mengerjakan tes. Namun, ketegangan membuat hasil tes menjadi jelek. Oleh karena itu, Anda harus beristirahat satu atau dua hari sebelumnya agar kondisi fisik menjadi prima.
ips
Ketiga, jangan melihat jawaban orang lain. Pasalnya, hal tersebut akan membuat hasil Anda bertentangan dengan kondisi pribadi yang sesungguhnya. Isilah apa adanya. Jangan lupa untuk menjawab apa yang Anda ketahui terlebih dahulu.

Keempat, setiap psikotes ada pemetaannya. Artinya, setiap tes ada tujuannya. Ada tes ketelitian, kreativitas, dan kecerdasan. Hal-hal seperti ini harus diantisipasi dari awal. Jadi, persiapkan mental sejak awal. (Hilman Hilmansyah - Tempo News Room) 

Tugas-tugas Public Relation

A. Pembahasan
Public Relations (PR) – yang di Indonesia disebut sebagai Hubungan Masyarakat
(Humas) – adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi/ lembaga dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.

Dari definisi ini setidaknya dapat dijelaskan bahwa PR adalah kegiatan komunikasi dua arah yang dilakukan lembaga/instansi kepada publiknya dengan
maksud adanya saling pengertian. Komunikasi ini harus di rencanakan karena
menyangkut tujuan-tujuan lembaga.

Webster’s New World Dictionary mendefinisikan PR sebagai hubungan dengan
masyarakat luas, seperti melalui publisitas, khususnya mengenai fungsi-fungsi
organisasi yang berhubungan dengan usaha untuk menciptakan opini publik yang menyenangkan untuk dirinya sendiri.

Sampai awal dekade 1970 - 1980 tidak kurang dari 2.000 definisi PR yang dapat
dijumpai dalam buku-buku serta majalah ilmiah dan berbagai terbitan berkala lainnya, sejak pengetahuan itu diketahui sebagai profesi. Karena begitu banyaknya definisi PR itu, maka para pemrakarsa PR dari berbagai negara di seluruh dunia yang terhimpun dalam organisasi bernama, The International Public Relations Association (IPRA), bersepakat untuk merumuskan sebuah definisi dengan harapan dapat diterima dan dipraktekkan bersama. Menurut IPRA, “Public Relations is a management functions, of a continuing and planned character, through which public and private organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy and support of those with whom they are or maybe concerned – by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as fast as possible, their own policies and procedures, to achieve by planned and widespread information more productive co-operation and more efficient fulfillment of their common interests.”
(PR adalah fungsi manajemen yang terencana dan berkesinambungan, dimana
organisasi-organisasi dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadi berupaya membina pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang ada Setelah pelatihan modul ini, peserta latih diharapkan mampu memahamiperan, fungsi, dan tugas PR, agar dapat dijadikan landasan dalam melakukan setiap kegiatan sebagai komunikator lembaga, untuk memenuhi kebutuhan pimpinan dan publik secara seimbang. kaitannya atau yang mungkin ada hubungannya – dengan jalan menilai pendapat umum di antara mereka, untuk mengkorelasikan sedapat mungkin, kebijaksanaan dan tata cara mereka, yang dengan informasi terencana dan tersebar luas, mencapai kerja sama yang lebih produktif dan pemenuhan kepentingan bersama yang lebih efisien).

Public Relations Society of America (PRSA) menjelaskan bahwa dengan melihat
fungsi PR di atas, Anda dapat mengetahui komponen-komponen dasar PR sebuah lembaga. Komponen-komponen ini akan menjawab kebutuhan-kebutuhan lembaga, dan dapat mengantisipasi peran PR bagi lembaga dimasa yang akan datang, dengan melakukan tindakan-tindakan berikut:

1. Counselling.
Menyediakan saran kepada Manajemen yang berhubungan dengan kebijakan,
hubungan dan komunikasi.

2. Research.
Melihat tindakan dan perilaku publik dalam rangka merencanakan
strategi PR. Research dapat digunakan untuk:
a. Membangun saling pengertian atau
b. Mempengaruhi dan meyakinkan publik.

3. Media Relations.
Bekerja sama dengan pihak media untuk mencari publisitas atau merespon
ketertarikan mereka terhadap lembaga.

4. Publicity.
Menampilkan pesan terencana melalui media tertentu untuk menghasilkan
ketertarikan yang lebih jauh lagi.

5. Employee Relations.
Memberikan respon terhadap suatu masalah, menginformasikan, dan
memotivasi karyawan lembaga.

6. Public Affairs.
Membantu lembaga beradaptasi dengan harapan publik, dan menjelaskan
aktivitas lembaga mereka.

7. Government Affair.
Berhubungan langsung dengan lembaga-lembaga pemerintah lain yang terkait
dengan kelangsungan lembaga kita. Melobi juga dapat menjadi salah satu
program hubungan dengan lembaga pemerintah lain.

8. Issue management.

Mengidentifikasi dan mengetahui isu yang berkembang pada publik yang
berakibat pada lembaga.

9. Development/Fund Raising.
Menciptakan kebutuhan dan memberanikan publik untuk mendukung lembaga,
terutama melalui kontribusi finansial.

10. Financial Relations.
Menciptakan dan menjaga kepercayaan investor dan membangun hubungan
baik dengan komunitas finansial. Juga dikenal dengan Investor Relations atau
Stakeholders Relations.

11. Industrial Relations.
Berhubungan dengan lembaga-lembaga lain dalam industri dari sebuah
organisasi dan dengan asosiasi dagang.

12. Multi-Cultural Relations/Workplace Diversity.
Berhubungan dengan individu-individu dan kelompok-kelompok dalam
berbagai kelompok budaya.

13. Special Event.
Memancing ketertarikan seseorang terhadap lembaga dengan mengadakan
suatu kegiatan yang didisain untuk dapat berinteraksi dengan mereka, sehingga
mendapat perhatian yang lebih.

14. Marketing Communications.
Kombinasi dari aktifitas yang didisain untuk menjual produk, jasa atau ide,
termasuk iklan, Collateral Materials, publisitas, promosi, direct mail, dan
pameran dagang.

Sedangkan Scott M. Cutlip dan Allen Center dalam bukunya, Effective Public
Relations memberikan penjelasan mengenai konsep fungsional PR sebagai berikut:
1. Memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili dari publik-publik
suatu lembaga, sehingga kebijaksanaan beserta operasionalisasi
lembaga dapat dipelihara keserasiannya dengan ragam kebutuhan dan
pandangan publik-publik tersebut.

2. Menasehati manajemen mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi lembaga untuk dapat diterima secara maksimal oleh publik.

3. Merencanakan dan melaksanakan program-program yang dapat menimbulkan
penafsiran yang menyenangkan terhadap kebijaksanaan dan operasionalisasi
lembaga. Fungsi humas yang diberikan oleh Cutlip dan Center memfokuskan pada penciptaan dampak yang menyenangkan pada publiknya atas kebijaksanaan dan operasionalisasinya oleh pimpinan lembaga. Tentu saja bagi lembaga, dampak yang diinginkan adalah dampak yang dapat menguatkan citra positifnya dari sudut pandang publik.

Berbeda dengan Cutlip dan Center, Bertnard R. Canfield, dalam bukunya Public
Relations: Principles and Problems mengemukakan fungsi PR dari sudut pandang publiknya sendiri, yaitu bagaimana lembaga berusaha untuk mengikuti apa yang diinginkan publik dari lembaga :
1. Mengabdi kepada kepentingan umum.
2. Memelihara komunikasi yang baik.
3. Menitikberatkan moral dan perilaku yang baik.

Sedangkan fungsi PR menurut Edwin Emery, Philip H. Ault dan Warren K. Agee
dalam bukunya Introduction to Mass Commnunication adalah upaya yang berencana untuk mempengaruhi dan membina opini yang menyenangkan melalui penampilan yang dapat diterima, dilakukan secara jujur, dan dengan kepercayaan melalui dua jalur komunikasi. Ia seharusnya merupakan fungsi ‘manajemen’ yakni, upaya yang berencana itu harus didasarkan pada pernyataan kebijaksanaan yang mapan dan yang disetujui, yang mencerminkan prinsip-prinsip dan kegiatankegiatan yang dilakukan oleh lembaga. Dalam aspek ini, PR adalah operasionalisasi konsep atau filsafat bisnis dari manajemen.

Sebagai fungsi dari manajemen, PR dalam tugasnya meliputi hal-hal berikut ini:
1. Mengantisipasi, menganalisis dan menginterpretasi opini publik, sikap, dan isu
yang dapat membawa akibat, dalam keadaan baik maupun buruk, operasi dan
rencana dari lembaga.

2. Memberikan saran manajemen pada setiap level dalam lembaga yang akan
menghasilkan keputusan kebijaksanaan, mengarahkan tindakan dan
komunikasi, dan melibatkan diri dalam tanggung jawab lembaga kepada
publiknya atau tanggung jawab sosial kepada masyarakat.

3. Melakukan riset, mengorganisasikan dan mengevaluasi, secara terus menerus, program-program dari tindakan dan komunikasi untuk mendapat pengertian publik yang diperlukan demi kesuksesan tujuan lembaga. Hal ini dapat mencakup marketing, finansial, fund-raising, karyawan, community relations atau government relations, dan program lainnya.

4. Merencanakan dan mewujudkan usaha-usaha lembaga untuk mempengaruhi
atau merubah kebijakan publik.

5. Menentukan tujuan, rencana, budget, rekruitmen dan training karyawan, dan
membangun fasilitas – dalam jangka pendek, mengatur sumber daya yang
dibutuhkan untuk menampilkan hal-hal tersebut.

6. Mencontohkan pengetahuan yang mungkin dibutuhkan dalam praktek PR
profesional mencakup seni berkomunikasi, psikologi, psikologi sosial,
sosiologi, ilmu politik, ekonomi, dan dasar-dasar manajemen dan etik.

Pengetahuan teknis dan keahlian dibutuhkan untuk riset opini, menganalisis isu publik, hubungan media, direct mail, publikasi, produksi film/video, special
events, pidato dan presentasi. Apabila definisi PR dikaitkan dengan fungsinya seperti di atas, ada baiknya kita lihat definisi kerja PR menurut Rex. F. Harlow, seorang veteran profesional PR yang mendirikan Public Relations Society of America (PRSA). Ia mengumpulkan lebih dari 500 definisi dari hampir banyak sumber dan menghasilkan sebuah definsi yang dicantumkan oleh International Public Relations Association (IPRA) dalam buku “Gold Paper No. 4: A Model for Public Relations Education for Professional Practice,” yang berbunyi sebagai berikut. “Public Relations is a distinctive management function which helps establish and maintain mutual lines of communication, understanding, acceptance and cooperation between an organization and its publics; involves the management of problems or issues; helps management to keep informed on and responsive to public opinion; defines and emphasizes the responsibility of management to serve the public interest; help management keep abreast of and effectively utilize change, serving as an early warning system to help anticipate trends; and uses research and sound and ethical communication techniques as its principal tools.”
(PR adalah fungsi manajemen yang khas yang mendukung dan memelihara jalur bersama bagi komunikasi, pengertian, penerimaan, dan kerja sama antara lembaga dengan khalayaknya; melibatkan pimpinan dalam permasalahan atau persoalan; membantu pimpinan memperoleh penerangan mengenai opini publik dan tanggap terhadapnya; menetapkan dan menegaskan tanggung jawab pimpinan dalam melayani kepentingan umum; menopang pimpinan dalam mengikuti dan memanfaatkan International perubahan secara efektif dalam penerapannya sebagai system peringatan secara dini guna membantu mengantisipasi kecenderungan; dan menggunakan penelitian serta teknik-teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai kegiatan utama).

Secara lebih spesifik, Onong U. Effendy memandang definisi kerja yang disepakati oleh IPRA di atas, memiliki landasan sebagai berikut:
1. PR merupakan suatu panduan khas dari pengetahuan, keterampilan, dan metode.
2. PR adalah fungsi manajemen mengenai hubungan-hubungan antara dua atau
lebih lembaga dan publik, baik nasional maupun internasional, yang
menghasilkan jenis hubungan yang diinginkan atau dipergunakan oleh
khalayaknya.
3. Kegiatan-kegiatan PR dilaksanakan oleh para praktisi yang melayani berbagai jenis lembaga beserta publiknya, seperti perusahaan, pemerintahan, keuangan, perburuhan, pendidikan, organisasi-organisasi ilmu pengetahuan, perdagangan dan profesi, kelompok-kelompok minat khusus, kelompok-kelompok rasial dan seks, para pelanggan, para pemegang saham, para pemuka opini, kelompokkelompok budaya, dan lain-lain.
4. Para praktisi PR yang berupaya untuk melayani kepentingan umum, sadar akan pengaruh opini publik terhadap pengambilan keputusan. Karenanya mereka dituntut untuk tidak hanya melakukan kegiatan ke dalam, tapi juga dapat
melakukan kegiatan ke luar organisasi/lembaga, sesuai dengan konsep komunikasi organisasi.

Kegiatan tersebut antara lain adalah:
a. Memberikan pelayanan secara dua arah timbal balik antara lembaga dengan
publik;
b. Berupaya melakukan proyeksi perihal lembaga saat sekarang, waktu dulu, dan masa yang akan datang, dengan cara menginterpretasikannya lepada publik dalam istilah-istilah yang dimengerti, dan menginterpretasikan Publik kepada para anggota lembaga dalam istilah yang dipahami.
c. Menyelenggarakan penelitian mengenai kebutuhan hubungan lembaga dan sikap-sikap publik, merekomendasikan suatu kebijaksanaan dan statu program untuk menjumpai mereka, serta mengukur keefektifan kebijaksanaan dan program tersebut.
d. Berusaha membina dan memelihara pengakuan yang menyenangkan terhadap lembaga dengan jalan memapankan pertukaran informasi antara lembaga dengan publik mengenai kekuatan-kekuatan sosial, politik, ekonomi, dan lain-lainnya yang penting di masyarakat, yang bergantung pada arus balik dari publik untuk keperluan pengarahan.
e. Memberikan nasehat penyesuaian perilaku lembaga untuk memenuhi tanggung jawab sosial, politik, dan ekonomi, serta kebutuhan-kebutuhan yang tercipta akibat adanya pergeseran sikap-sikap manusiawi berdasarkan hasil penelitian.
f. Berupaya untuk mengantisipasi dan mengkoreksi kesan-kesan palsu dan menanggapi secara seksama kritik-kritik terhadap lembaga.
g. Memperhatikan agar hubungan-hubungan yang bermakna dengan lembaga
terpelihara, perundang-undangan dan peraturan-peraturan yang berpengaruh kepada lembaga dilaporkan kepada manajemen, disertai penyampaian saran-saran.
h. Melaksanakan penelitian terhadap sikap-sikap publik, khususnya mereka yang dianggap penting bagi lembaga dan menginformasikan hasilnya kepada manajemen.
i. Mencoba membantu lembaga ‘meragakan’ perasaan tanggung jawab sosial yang sejalan dengan tanggung jawab mencari keuntungan.
j. Membantu para anggota lembaga berbicara secara jelas dan jujur di saat
menyajikan fakta dan pandangan kepada khalayak.
k. Membantu manajemen memanfaatkan waktu secara seksama dan secara konstruktif dengan pemikiran dalam istilah-istilah yang mengandung perubahan.
l. Menggunakan opini publik dan bentuk-bentuk penelitian lainnya, prinsipprinsip,
metode-metode, dan penemuan-penemuan mengenai ilmu pengetahuan sosial, serta penyajian-penyajian secara visual, tulisan, dan lisan pada media pers, radio, TV, dan pita film sebagai sarana penting.
m. Berperan sebagai bagian dari manajemen, baik sebagai anggota staf internal
maupun sebagai petugas staf eksternal. Hal yang perlu ditekankan di sini mungkin pada hubungan internalnya, karena banyak pihak menyangka persoalan Humas lebih kepada komunikasi keluar. Dalam banyak hal, ketidakpuasan khalayak internal bisa menyebabkan reputasi lembaga turut hancur. Oleh karenanya komunikasi organisasi yang kuat juga tugas penting Humas. Selain hubungan atasan-bawahan yang baik, komunikasi organisasi yang baik juga harus mampu membangun etos kerja pegawai yang baik agar mampu melaksanakan tujuan lembaga dengan baik. Untuk itu dibutuhkan budaya kerja yang juga kuat. Pegawai harus mampu mewujudkan budaya kerja yang baik jika mereka tahu nili-nilai kerja seperti apa yang harus mereka tunjukkan. Jadi, ada baiknya lembaga menurunkan budaya kerja itu dalam nilai-nilai kerja yang secara intensif disosialisasikan sehingga menjadi kebiasaan.

Dengan memperhatikan landasan kerja di atas, langsung maupun tidak langsung, PR sebuah lembaga memainkan peranan penting dalam terwujudnya pelaksanaan Tata Kelola Pemerintahan yang Baik (Good Governance) di lingkungan lembaganya. Paling tidak asas Transparansi dan Partisipasi, bahkan juga Akuntabilitas, yang merupakan asas-asas utama dalam Good Governance dapat dipenuhi oleh lembaga tersebut.

Dari landasan di atas pula, maka dapat dirumuskan jenis-jenis pelayanan dasar yang merupakan pengimplementasian fungsi PR lembaga.

Charles H. Prout dalam karyanya yang berjudul Organization and Function of The Corporate Public Relations Handbook, mengatakan bahwa ada empat jenis pelayanan dasar yang harus dipraktekkan PR, yakni:

1. Nasehat (Advise and Councel).
Nasehat perlu diberikan oleh PR mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan kehumasan, baik kepada pimpinan lembaga maupun kepada bagian lain. Oleh kerena itu PR memiliki fungsi staf. Maka nasehat yang disampaikan
kepada pimpinan lembaga tidak menyangkut kebijaksanaan dan keputusan
Perusahaan yang mendasar, melainkan hal-hal yang berkaitan dengan
operasionalisasi ketika suatu masalah dijumpai.

2. Pelayanan Komunikasi
Pelayanan komunikasi memang merupakan tugas PR. Yang dikomunikasikan ialah informasi mengenai lembaga dan segala kegiatannya kepada berbagai publik yang berkepentingan melalui media yang tepat. Kegiatan komunikasi ke luar tidak hanya terbatas pada pengiriman news release ke media massa, tetapi
juga yang mengandung motif melalui booklet, periklanan, atau dalam bentuk pidato. Singkatnya, kegiatan yang merupakan upaya membuat publik tahu dengan berbagai cara yang pantas dalam situasi individual.

3. Pengkajian PR (Public Relations Research).
Jika pelayanan komunikasi merupakan penyebaran informasi dari dalam ke luar, maka pengkajian PR merupakan komunikasi dari luar ke dalam. Dengan kata lain, penelaahan terhadap opini publik yang berpengaruh kepada perusahaan. Hal ini bukan saja yang menyangkut peristiwa-peristiwa dalam bentuk tekanan-tekanan yang bersifat sosio-politik (socio-political pressure), tetapi juga undang-undang dan peraturan pemerintah yang berkaitan dengan dan berpengaruh kepada lembaga.

4. Promosi PR (Public Relations Promotion).
Dalam lembaga, kegiatan promosi yang dilaksanakan oleh PR amat menunjang upaya pencapaian tujuan. Pada kegiatan inilah para PR diuji kemampuannya, terutama kreativitas dalam mengembangkan goodwill publik kepada lembaga.

Pada aspek PR inilah dapat diketahui sejauh mana derajat penguasaan ke-PR-an yang dimiliki, sebab jenis-jenis publik yang menjadi sasarannya, misalnya para komunitas atau masyarakat sekitar, media Massa, dan lain-lain, memerlukan teknik-teknik khusus untuk menghadapinya.

Dengan pelayanan di atas, PR lembaga selanjutnya dapat menjadi kunci penting
dalam mewujudkan impian kita untuk membangun pemerintahan yang ideal, good governance. Yaitu PR dalam sebuah lembaga pemerintahan yang dapat berfungsi sebagai:

1. Pengaman kebijaksanaan pemerintah
2. Pemberi pelayanan, dan penyebar pesan atau informasi mengenai kebijkasanaan, hingga program-program kerja secara nasional kepada masyarakat
3. Menjadi komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah di satu pihak dan menampung aspirasi serta memperhatikan keinginan-keinginan publiknya di lain pihak
4. Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan politik pembangunan nasional, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Jika peran, fungsi, dan tugas PR dalam sebuah lembaga, seperti yang telah dipaparkan di atas dapat dijalankan dengan baik, maka PR telah memberikan sumbangan bagi terbentuknya proses demokrasi, serta sistem sosial, ekonomis, dan politis, yang lebih efektif dalam memenuhi kebutuhan sosial. Namun jika PR tidak efektif, Lembaga cenderung menjadi tidak sensitif terhadap perubahan yang berlangsung di sekitarnya. Akibatnya lembaga dapat menjadi disfungsional karena bergerak menjauh dari lingkungannya. Sehingga dapat menjadi penghambat dalam upaya pencapaian good governance.

International Public Relations Association (IPRA) dalam buku “Gold Paper No. 4:
A Model for Public Relations Education for Professional Practice,” menyebutkan
bahwa PR adalah fungsi manajemen yang khas yang mendukung dan memelihara jalur bersama bagi komunikasi, pengertian, penerimaan, dan kerja sama antara lembaga dengan khalayaknya; melibatkan pimpinan dalam permasalahan atau persoalan; membantu pimpinan memperoleh penerangan mengenai opini publik dan tanggap terhadapnya; menetapkan dan menegaskan tanggung jawab pimpinan dalam melayani kepentingan umum; menopang pimpinan dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif dalam penerapannya sebagai system peringatan secara dini guna membantu mengantisipasi kecenderungan; dan menggunakan penelitian serta teknik-teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai kegiatan utama.

sumber : http://belajarkomunikasi2009.blogspot.com/2010/03/peran-fungsi-dan-tugas-pr.html

cara berpenampilan

Penampilan Sekretaris yang Baik dan Menarik - Sekretaris merupakan sebuah profesi administratif yang bersifat asisten yang merujuk kepada pekerjaan kantor dengan tugas melaksanakan pekerjaan rutin, seperti tugas administratif dan tugas pribadi dari seorang atasan. Berbagai pekerjaan paling umum yang dikerjakan oleh seorang sekretaris adalah mengetik, menggunakan komputer dan juga mengatur agenda.

Profesi sekertaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan pada penampilan. Selain itu secara umum sebagian besar karyawan yang menjabat sebagai sekretaris adalah wanita.

Penampilan Sekretaris

Karena profesi sekretaris merupakan profesi yang mengutamakan penampilan, maka dalam hal ini sangat perlu diperhatikan sebuah penampilan yang baik dan menarik, mulai dari cara menampilkan diri, cara duduk, berbicara, berjalan, berdiri, dan juga cara berpakaian, serta cara merias diri.

Dalam penampilan sekretaris, hal-hal apa sajakah yang perlu diperhatikan, sehingga akan tercipta respon yang bersifat positif dari bos dan juga orang lain yang ada di sekitar Anda? Berikut adalah tips dan triknya:

1. Membiasakan Hidup Sehat

Perlu diketahui bahwa pada umumnya tidak ada perusahaan yang menginginkan seorang karyawan yang sakit-sakitan. Ketika memiliki kesehatan yang baik, tentu akan mampu membuat Anda untuk tetap tampil prima, dan merasa tetap lebih baik. Seorang sekretaris yang selalu mengantuk, serta sering batuk-batuk atau pilek tentu akan menurunkan imagenya sendiri.

Dalam hal ini Anda harus mengetahui hal-hal yang perlu untuk tetap dijaga, yaitu perhatian ekstra terhadap kesehatan diri, dengan cara melakukan hidup sehat, seperti misalnya istirahat yang cukup, dan segera meminum obat atau vitamin apabila memang sedang dibutuhkan.

2. Tampil Secara Menarik
Kepribadian yang menarik akan terpancar dari sebuah penampilan, yaitu suatu keadaan lahiriah yang terlihat oleh orang lain. Dalam hal ini, maka seorang sekretaris mutlak harus memperhatikan agar selalu berpenampilan menarik dan apik. Berbagai hal yang harus diperhatikan untuk tetap tampil secara menarik adalah sebagai berikut:

A. Make-Up
Make-Up bukan hanya sekedar rias wajah, tetapi hal ini juga mencakup perawatan kulit muka agar tetap terlihat bersih dan berseri. Menggunakan make-up dengan bahan yang cocok merupakan salah satu perawatan mendasar bagi wajah Anda.

Sebagai tambahan dalam hal ini, maka Anda juga bisa mengupayakan penggunaan satu jenis merk make-up, sehingga wajah Anda tidak rusak, ketika harus terus menyesuaikan diri dengan produk make-up yang baru.

Selain itu perlu juga diketahui bahwa merias wajah harus dilakukan dengan sewajar mungkin atau natural dan sesuai dengan jabatan dan ciri pembawaan Anda. Upayakan agar tidak berdandan terlalu menor, tetapi jangan pula melupakan riasan, sehingga wajah tidak akan terlihat sangat pucat.

B. Rambut
Dalam urusan rambut, sekretaris juga harus tetap dalam keadaan bersih dan tertata rapi dengan model rambut yang sederhana. Upayakan keramas dengan selang waktu normal, dalam hal ini Anda harus mengingat bahwa rambut panjang membutuhkan perawatan yang ekstra, namun apabila Anda tidak cocok dengan rambut panjang, maka janganlah ikut-ikutan mode rambut pendek yang sedang trend.

Parhatikan pula bahwa model rambut yang Anda harus sesuai dengan raut muka, serta gunakanlah moel rambut yang bisa mencerminkan rasa percaya diri dan keprofesionalan Anda.

C. Kulit
Anda harus memperhatikan kesehatan kulit agar terbebas dari berbagai jenis penyakit. Bila Anda memiliki kulit yang sehat, tentu akan memperlihatkan Anda lebih segar dan sempurna. Selain itu memiliki kulit bersih juga akan menghindari Anda dari bau badan.

D. Parfum
Parfum merupakan salah satu hal yang memiliki peranan penting dalam kehidupan di kantor. Parfum yang dimaksudkan disini tidak perlu terlalu mahal, tetapi pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian ANda dan tentu saja memiliki aroma yang tidak terlalu menyengat. Demikian dalam bergulirnya waktu, mungkin saja Anda akan mampu membeli parfum dari merek-merek yang terkenal.

E. Pakaian
Meski mode pakaian yang digunakan selalu berubah-ubah, tetapi Anda harus memastikan bahwa pakaian yang Anda pakai sesuai dan cocok digunakan untuk pekerjaan yang Anda jalankan di kantor. Karena tuntutan profesi skretaris agar selalu bekerja dengan cepat, maka dalam hal ini perlu Anda antisipasi dengan pakaian yang praktis dan sedikit sportif. Dalam hal ini Anda dapat memilih pakaian yang pantas dan membuat Anda lebih percaya diri. Selain itu tentu saja Anda akan terlihat lebih menarik dengan bentuk yang cocok dengan tinggi tubuh, serta warna kulit Anda.

Perlu juga dipertimbangkan bahwasannya produk pakaian tidak harus selalu yang ternama. Namun hendaknya lihatlah kualitas dari pakaian tersebut, serta yang paling penting, seorang skretaris perlu memeperhatikan pangaturan perpaduan warna, serta memiliki cita rasa yang baik agar dengan pakaian tersebut, Anda dapat mengubah penampilan lebih baik.

Mengatur dan merencanakan lemari pakaian Anda sedemikian rupa juga sangat perlu dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar Anda tidak membeli pakaian yang cepat lusuh, ketinggalan zaman, membosankan, serta sulit dikombinasikan atau kurang cocok dengan banyak situasi dan kondisi. Belilah pakaian yang mudah dikombinasikan, sehingga dengan jumlah yang terbatas, Anda akan tetap memiliki variasi pakaian yang cukup banyak.

Untuk pakaian setiap harinya, buatlah perencanaan paling tidak malah hari. Dalam hal ini yang perlu direncanakan adalah pakaian apa yang harus di pakai keesokan harinya. Hal ini juga dilakukan untuk mencegah keterburu-buruan, bila pagi hari terlambat bangun. Perencanaan yang baik juga mencakup pemilihan baju dan kombinasi yang sesuai dengan tugas besok, baik dari segi warna, asesori. Pengecekan bagian-bagian kancing baju juga perlu dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kancing lepas, robek, atau jahitan baju yang terlepas.

Selain itu pastikan juga bahwa pakaian Anda sudah tersedia dengan bersih dan distrika. Hindarilah pakaian yang terlalu tipis atau bahan lainnya yang biasa dipergunakan untuk baju pesta, seperti beludru.

F. Tas
Seorang sekretaris tentu harus mengikuti mode dan dalam hal ini akan memperhatikan apakah tas yang akan dipakai keesokan harinya sesuai dengan pakaian yang akan di pakai. Sebaiknya sekretaris harus memiliki lebih dari satu tas dengan berbagai aneka warna, besar dan kecil untuk aneka kesempatan. Bila tidak, maka tas hitam merupakan warna pilihan untuk seluruh koleksi pakaian Anda. Seperti halnya model pakaian, maka Anda juga harus melihat model tas yang konservatif, tidak terlalu banyak pernik sehingga cocok dikombinasikan dengan pakaian.

G. Sepatu

Dalam hal ini lebih baik Anda tidak memakai sepatu sanda atau sepatu yang tidak berhak. Sepatu yang bertumit tinggi lebih sedap dipandang dan membuat figur tubuh Anda akan lebih tegap ketika sedang berjalan. Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu dilakukan, yaitu tentang apakah sepatu yang akan dipakai masih dalam keadaan baik, solnya, dan juga kulitnya. Selain itu harus dipastikan juga bahwa sepatu Anda telah di semir dan sesuaikan warnanya dengan pakaian yang akan dipakai.

H. Perhiasan
Upayakan agar Anda tidak memakai semua perhiasan yang dimiliki. Pakailah perhiasan secukupnya dan sewajar mungkin, serta tidak perlu berharga terlalu mahal. Selain memiliki jam tangan, memakai anting atau giwang merupakan perhiasan yang sudah selayaknya Anda miliki.

3. Memperhatikan Sikap
Sikap tubuh juga bisa mencerminkan kepribadian. Perhatikan sikap tubuh anda dengan sungguh-sungguh sebab anda dinilai dari penampilan tersebut.

A. Sikap Berjalan
Jangnlah berjalan dibuat-buat yang menunjukkan seolah-olah Anda ingin meminta perhatian orang disekitar. Berjalan dengan tegap, tetapi dengan tetap menjaga agar dagu jangan terlalu terangkat sehingga tidak terkesan angkuh atau congkak. Jaga kecepatan yang wajar, jangan terburu-buru, tetapi penuh percaya diri dan selalu siap di sapa atau menyapa dengan senyum.

B. Sikap Duduk
Aturlah kaki Anda serapi dan sesopan mungkin dengan cara telapak kaki diarahkan miring. Apabila Anda duduk dikursi tamu, maka upayakan untuk tidak bersandar, sedangkan bila duduk dibelakang meja, maka biasakan untuk merapatkan punggung dengan sandaran kursi atua paling tidak badan tetap tegak. Duduk lemas apalagi sampai merosot akan menimbulkan kesan negatif atau malas.

C. Sikap Berdiri
Berdirilah dengan tegak dengan cara mengatur posisi perut yang ditarik dan dada dibusungkan. Dalam situasi santai Anda boleh saja meletakkan tangan didepan atau di belakang tubuh sambil berpegangan. Hindari berdiri dengan satu kakai, bersandara maupun bertolak pinggang di jalan.

D. Sikap Berbicara
Pandanglah lawan mata bicara Anda, dan jangan terllau banyak menggoyang-goyangkan tangan atau bagian tubuh/wajah lainnya saat Anda berbicara, seperti mengeryitkan dahi, memoyongkan mulut, memutar-mutar mata. Selain itu upayakan agar tidak menggaruk-garuk kepala, membuyikan jari-jari tangan, membersihkan gii dengan jari/kuku, mengupil atua mengorek-ngorek telinga.

Berbicaralah dengan volume suara yang jelas, tidak terlalu keras dan jangan pula berbisik-bisik. Usahakan agar Anda selalu menggunakan bahasa yang dimengerti oleh lawan bicara atau bila terdapat anggota kelompok yang tidak mengerti bahasa yang Anda gunakan, upayakan untuk terjemahkan apa yang Anda katakan, agar ia tidak merasa tersisihkan.

E. Sikap Diam
Hindari kebiasaan menggigit kuku/pensil/bolpen, mengetuk-ngetuk meja atau menggaruk-garuk rambut, ketika Anda sedang diam dan berpikir. Bila Anda sedang berkonsentrasi memikirkan sesuatu hal, maka usahakan jangan sampai melupakan situasi sekeliling ANda dan kemudian kaget, bila sesuatu terjadi.

4. Menumbuhkan Rasa Percaya Diri dengan Kepribadian Kuat
Sebenarnya tanpa memoles Make up, seseorang dapat tetap memperlihatkan kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri yang positif. Citra diri adalah persepsi/pradigma/konsep sendiri tentang dirinya, identitas,kemampuan, dan martabatnya.

Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih cemerlang dari pada kecantikan hasil polesan semata. Yang lebih penting adalah citra positif mampu membuat anda berpikir positif dan pada akhirnya menuntun anda mencapai sukses.

Sopan santun yang berhubungan dengan penampilan yang wajib diperhatikan dalam lingkungan kerja sekretaris, yaitu :

Jangan berpakaian terlalu terbuka atau menerawang. Jangan juga berseksi-seksi dengan rok yang terlalu pendek.
  • Jangan bermake-up atau membetulkan make up di meja, lakukanlah di toilet.
  • Jangan melepas sepatu ketiak bekerja, apalagi berjalan ke meja lain. Sangat tidak di anjurkan mengganti sepatu dengan sandal dan kemudian mempergunakannya sambil berjalan-jalan di sekitar kantor.
  • Kenyataan bahwa penampilan merupakan factor utama saat anda di pilih atau diterima untuk posisi sekretaris harus "distinctive" seperti halnya kemampuan kerja dan kepribadian anda. Dengan penampilan yang berbeda itu, orang dengan mudah menunjuk yang mana sekretaris dari antara sekelompok staf wanita di kantor anda.

Demikianlah berbagai tips Penampilan Sekretaris yang bisa kami publikasikan kepada Anda pada kesempatan ini. Semoga apa yang sudah dipublikasikan diatas, kiranya dapat membawa manfaat bagi profesi Anda.

Jumat, 12 April 2013

Tugas Sekretaris dalam bekerja

1. Latar Belakang Permasalahan
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.

Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :
§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
§ Terampil dalam mengelola kantor
§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional

Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional”

2. Permasalahan
Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Tanggung jawab dalam bekerja
Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

3. Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.

§ Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
§ Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin

Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
§ Korespondensi
§ Filling
§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
§ Mengurus surat masuk dan surat keluar
§ Travel Arrangements
§ Organize meeting
§ Making appointments
§ Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist
§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan
§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain
§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
§ Menterjemahkan
§ General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.

Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
§ Sebut nama lawan bicara Anda
§ Sambut tamu di pintu ruang Anda
§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
§ Salam dan mengulurkan tangan
§ Jangan bicara terlalu pesan / keras
§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan
§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
§ Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
§ Pengambilan keputusan
§ Kepemimpinan
§ Kepuasan pelanggan
§ Kerjasama dan saling percaya


4. Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
Buku Pedoman :
- Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)
- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)
- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)
- Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee)

————-
Ini salah satu tugas dari kampus waktu semester 4 dulu di BSI Kramat 168. :)
Pancoran, 27 Oktober 2008
sumber :http://kesekretarisan.blogspot.com/