1. Latar Belakang Permasalahan
Di
zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif
menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang
baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi
bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing.
Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa
sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Era globalisasi
informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang
yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan
memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki
perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga-
tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh
investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia,
dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.
Gejala –
gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi
dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan
tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan
mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan
sekretaris.
Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris
semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan
waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh
tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada
sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi
tantangan yang tidak ringan.
Untuk menghadapi tantangan
tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali
mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri,
melalui kompetensinya dengan cara :
§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
§ Terampil dalam mengelola kantor
§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional
Didasari
oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah
Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat
meng-upgrade Sekretaris Profesional”
2. Permasalahan
Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Tanggung jawab dalam bekerja
Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
3. Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu
diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.
§ Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
§ Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang
sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus
kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan
atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil
keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang
Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam
tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat
dipercaya dan berkepribadian.
Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang
sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan
berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus
mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan
beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata
dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak
yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang
pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan
bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya
sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar
seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris
bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk
itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu
menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai
bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris
yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk
mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan
dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu
terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup
mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang
bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup
memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi
delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk
menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam
setiap menyelesaikan tugasnya.
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
§ Korespondensi
§ Filling
§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
§ Mengurus surat masuk dan surat keluar
§ Travel Arrangements
§ Organize meeting
§ Making appointments
§ Handling all confidential matters
2. Tugas Receptionist
§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan
3. Tugas Keuangan
§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan
4. Lain-lain
§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
§ Menterjemahkan
§ General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.
Seseorang
yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan
pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku,
yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila
pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka
orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung
jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja
tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai
salah satu cirri sekretaris yang profesional.
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1.
Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai
oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan
filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3.
Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin
fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas
sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang
masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda
kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami
pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan
dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder,
Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
§ Sebut nama lawan bicara Anda
§ Sambut tamu di pintu ruang Anda
§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
§ Salam dan mengulurkan tangan
§ Jangan bicara terlalu pesan / keras
§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
6. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang
sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa
tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau
pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut,
bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak
menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah
dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris
terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini
mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk
itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh
tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan,
bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.
7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk
menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan
zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja
semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris
dengan daya saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan
§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
§ Memahami emosi orang lain
Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
§ Pengambilan keputusan
§ Kepemimpinan
§ Kepuasan pelanggan
§ Kerjasama dan saling percaya
4. Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan
pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda
perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau
pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang
professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki
oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan
berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan
bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris,
dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia
bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas
yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris
menjadi semakin penting.
Buku Pedoman :
- Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)
- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)
- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)
- Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee)
————-
Ini salah satu tugas dari kampus waktu semester 4 dulu di BSI Kramat 168. :)
Pancoran, 27 Oktober 2008
sumber :http://kesekretarisan.blogspot.com/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar